Анулиране на данъчни документи по ЗДДС
По правило анулирането на даден данъчен документ има за цел да заличи неговата документална стойност така, сякаш сделката или операцията, за която е издаден той, не е осъществена. Предвид информационната значимост на данъчните документи при отчитането на сделките за целите на ЗДДС, се налага корекциите в тях и документалното им отразяване да се извършват по определени нормативни правила. При това, когато не става въпрос за промяна в размера на данъчната основа на съответната доставка, а за грешка в издаден документ, законът не разрешава поправки, а изисква той да бъде анулиран и на негово място задължително да бъде издаден нов документ (чл.116, ал.1 на ЗДДС). Това води до корекции и в съответните данъчни регистри и декларации, поради което се извършва чрез изрично регламентирани действия. Те зависят от момента, в който възникват обстоятелствата, налагащи анулирането на съответния документ. Какви са тези действия?
  1. Документиране на анулираните документи преди отразяването им в отчетните регистри
    В данъчните регистри по ЗДДС липсва поле (колона), която да изисква в нея да бъдат посочени документите, които са анулирани през съответния данъчен период. В същото време за тях са използвани номерирани бланки за документа и следва да се приеме, че разпоредбата на чл.116, ал.5 на ЗДДС се отнася и за нерегистрираните анулирани документи. Това означава, че независимо от това, че те няма да се отразяват в отчетните регистри на издателя им, той следва да ги съхранява. Срокът за съхранението им е определен в чл.121, ал.1 на ЗДДС и отговаря на този, определен на реда за съхраняване и отчитане на документите, предвиден в чл. 42, ал. 1, т. 3 на ЗСч, т.е. до 5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, които удостоверяват. Това се отнася и за дефектните и повредени бланки (формуляри) на анулираните документи (чл. 78, ал. 5 на ППЗДДС).

    Това не се отнася за анулираните електронни фактури, издаването на които за целите на ЗДДС е допуснато с чл.112, ал.1 и 2 от закона. Предвид особения характер на електронните документи обаче в писмо изх. № 24-34-550 от 27. 09. 2007 г. НАП изрази становище, че не е възможно издателят им да бъде сигурен, че съхранява всички екземпляри на анулираните документи. Поради това в интерес на лицата, издаващи електронни документи, е да разполагат с друг документ, освен фактурата, чрез който при необходимост да доказват по безспорен начин, че получателят на доставката (фактурата или известието към нея) е бил уведомен за анулирането на съответния документ и се задължава да съхранява анулирания му екземпляр. От практическа гледна точка най- подходящ за тази цел е протоколът по чл.116, ал. 4, с който се извършва анулирането на документа. Целесъобразно за случая е този ангажимент на получателя на съответната доставка да бъде изрично вписан в протокола, редът за съставянето на който е разгледан в т.2.

  2. Документиране на анулирани документи след отразяването им в отчетните регистри
    2.1. Документиране на погрешно съставени или поправени фактури или известия към фактури

    Когато се налагат корекции на погрешно съставени фактури или известия към тях, които са отразени в отчетните регистри на доставчика или получателя, документите се анулират и за анулирането се съставя протокол (чл.116, ал. 4 на ЗДДС). Протоколът се съставя в два екземпляра - за всяка от страните, и следва да съдържа:
    • основанието за анулирането;
    • номера и датата на документа, който се анулира;
    • номера и датата на издадения нов документ; и
    • подпис на лицата, съставили протокола за всяка от страните.

    3. Всичките екземпляри на анулираните документи се съхраняват при издателя им по реда, посочен в т.1. по-горе.

    2.2. Документиране на погрешно съставени или поправени протоколи
    Във всички случаи, при които ЗДДС изисква (чл.117, ал.1, т.1- 4 включ.) задължително издаване на протокол по чл.117, ал.2, но се налага в издаден вече документ да бъде коригиран размерът на данъчната основа или да се промени задължението поради разваляне на доставка, за която вече е издаден протокол, се издава нов протокол. Съдържанието на новия протокол е регламентирано в чл.117, ал.4 на закона, както следва:
    • номер и дата на първоначалния протокол, издаден за доставката;
    • основанието за издаване на новия протокол;
    • увеличението/намалението на данъчната основа;
    • увеличението /намалението на данъка.

    Протоколът се издава не по-късно от 15 дни от датата, на която е възникнало съответното обстоятелство, налагащо корекцията.

    В случаите, при които се анулира протокол, в който погрешно е начислен данък, въпреки че не е трябвало, за анулирането му не се съставя нов протокол, но в погрешно издадения документ се посочва основанието за анулирането му (чл. 80, ал. 6 на ППЗДДС). Разпоредбата е в сила от 15.04.2008 г. и се допълва от изискването дефектните и повредени бланки (формуляри) на анулираните протоколи да не се унищожават, а всичките им екземпляри да се съхраняват при издателя им. Според чл. 78, ал. 7 на ППЗДДС редът за съхраняването и отчитането им е този, посочен в т.1.

  3. Документиране на грешки в декларациите
    Обект на корекциите са промени в данните, посочени в справките декларации по ДДС и във VIES декларациите, които са породени от неотразени или неправилно отразени документи в отчетните регистри. Необходимост от промени в справки-декларации може да се породи и от неправилно приложен размер на коефициента по чл.73 от ЗДДС, поради което е определен некоректен размер на данъчния кредит. В случай, че лицето установи, че е допусната такава грешка в справка-декларация за предходни периоди, то е длъжно да коригира грешката (чл. 68, ал. 4 на ППЗДДС в сила от 15. 04. 2008 г.).

    Редът за документиране на корекциите на декларациите е регламентиран в чл. 126 на ЗДДС. В него порядъкът за действия на данъчно задължените лица във връзка с корекциите е поставен в зависимост от това кога е установено обстоятелството, налагащо корекции - преди изтичането на срока за подаване на декларацията или след това.

    3.1. Документиране и отчитане на корекциите в декларациите преди изтичане на срока за подаването им
    В такива случаи в съответствие с разпоредбата на чл.126, ал.2 на закона грешките в данните, посочени в декларациите, се коригират като неотразените или неправилно отразени данни в отчетните регистри се поправят като лицето извърши необходимите промени и подаде отново декларациите по чл.125, ал.1 и 2 и отчетните регистри по чл.124 на закона.

    3.2. Документиране и отчитане на корекциите на декларации след изтичане на срока за подаването им
    В такива случаи данъчно задължените лица следва да предприемат следните действия (чл.126, ал.3, т.1 и 2 на закона):
    • когато грешката се дължи на неотразяване на документ в отчетните регистри на лицето, корекцията се извършва в данъчния период, в който е установен пропускът като неотразеният документ се включи в отчетния регистър за същия данъчен период; или
    • когато грешката се дължи на неправилно отразени документи в отчетните регистри, корекция по инициатива на лицето се извършва като то уведоми писмено съответната ТД на НАП по регистрацията си. Тя, от своя страна, предприема действия за промяна на задълженията му за съответния данъчен период.